Surat dinas adalah jenis surat yang dibuat oleh suatu lembaga atau instansi, badan institusi atau organisasi. Surat ini disebut surat dinas karena merupakan bagian dari kedinasan seseorang. Dan jika penerima adalah lembaga asing maka dimungkinkan untuk menulis surat dinas dalam bahasa inggris, mengingat bahasa inggris adalah bahasa yang digunakan secara global baik oleh orang eropa, asia, australia, amerika atau bahkan orang afrika. Instansi pemerintahan bisa menggunakan surat dinas untuk menulis bermacam-macam hal yang ada kaitannya dengan kepentingan administrasi. Sifat dari surat dinas dalam bahasa inggris adalah resmi yang wajib untuk diberitahukan sebelum dilaksanakannya kunjungan kerja disuatu tempat. Surat ini juga digunakan untuk menunjukkan kemajuan dari suatu kinerja instansi dan sarana komunikasi antar lembaga resmi. Dalam implementasinya kinerja sangat mengandalkan peran dari surat ini. Oleh karena itu, penulisan dari surat dinas dalam bahasa inggris maupun yang berbahasa indonesia harus mengikuti beberapa ketentuan.
Ketentuan Penulisan Surat Dinas dalam Bahasa Inggris
1. Penggunaan Kop surat yang berisi nama dan alamat instansi, dimungkinkan juga untuk menggunakan logo di bagian surat ini.
2. Menuliskan keperluan, lampiran dan penomoran dari surat dinas.
3. Penggunaan kaidah kepenulisan yang baik dan benar.
4. Menggunakan stempel instansi yang bersangkutan.
5. Penggunaan format surat resmi.
Contoh surat dinas dalam bahasa inggris beserta terjemahannya
Mustika Corporation
Jenderal Soedirman Street, No. 1 Yogyakarta, Central Java.
———————————————————
Yogyakarta, January, 19, 2013
Number : 29/N0.14/IND/PK/2.2013
Appendix : –
Subject : Adding Library Book
Director of Gramedia Jakarta
Jend. Soedirman Street No. 2
In Jakarta
Dear Mr. /Mrs.
I am writing to request an adding book to enrich the library of Yogyakarta Library; this request is based on your company expertise which is correlating with books. We as the contractor of books supply in Yogyakarta request your company to join in classifying the kinds of book which suit for junior student. Our company asks you to attend the meeting in discussing that topic.
Day, date : Friday, November 13, 2013
Time : 10.00 A.M
Place : Aston Hotel Yogyakarta
In this regard, we are looking for your further communication. We will please to be a good partner in developing Yogyakarta students by serving them high quality books. Thank you for your attention.
Sincerely Yours,
Sign
Muhammad
Terjemahan
PT. Mustika
Jalan Jenderal Soedirman, No. 1 Yogyakarta, Jawa Tengah
——————————————————-
Yogyakarta, 19 Januari 2013
Nomor : 29/N0.14/IND/PK/2.2013
Lampiran : –
Hal : Penambahan Buku Perpustakaan
Direktur Gramedia Jakarta
Jl. Jend. Soedirman No. 2
di Jakarta
Hormat saya,
Maksud dari surat ini adalah permintaan tambahan buku untuk perpustakaan Yogyakarta; permintaan ini didasari oleh kehandalan perusahaan Anda mengenai buku-buku. Kami selalu pemborong dari penyedia buku di Yogyakarta meminta perusahaan Anda untuk ikut dalam mengklasifikasikan jenis-jenis buku yang cocok untuk murid sekolah menengah kebawah. Perusahaan kami meminta Anda untuk menghadiri pertemuan untuk membahas permasalahan di atas.
Hari, tempat : Jumat, 13 Nopember 2013
Waktu : Pukul 10.00
Tempat : Hotel Aston Yogyakarta
Mengingat pentingnya acara ini, kami meminta tindak lanjut dari Anda. Kami akan senang bisa menjadi rekanan Anda untuk mencerdaskan siswa siswi Yogyakarta dengan memberikan buku-buku yang berkualitas bagi mereka. Terima kasih atas perhatiannya.
Dengan Hormat,
Ttd
Muhammad
Surat bahasa inggris resmi lainnya selain surat dinas dalam bahasa inggris adalah surat koordinasi lembaga dalam bahasa inggris yang digunakan dalam mengatur kesesuaian kinerja pemerintahan.